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Data driven (3/3) : 3 étapes structurantes pour réussir

Suite aux deux premiers articles de notre dossier « Travel & Expense management, vers une stratégie data driven », nous vous proposons aujourd’hui d’examiner le déroulement concret de la gestion de projet en 3 étapes.

Votre équipe est en place, vos objectifs sont définis, le rétroplanning est clair et vous disposez de tous les outils nécessaires à la bonne réussite du projet : le moment est venu de rentrer dans le vif du sujet, les données !


1 - L’IDENTIFICATION ET LA RÉCOLTE DES DONNÉES 🔍

Avant de vous atteler à la récupération de vos fichiers de données chez vos différents fournisseurs, prenez le temps d’identifier les sources les plus pertinentes. Chacun de vos prestataires a des informations clés à mettre à votre disposition, mais sachez économiser votre temps : certaines sources sont très complètes et suffisent pour vous offrir une visibilité globale de votre activité. Si votre entreprise dispose de cartes logées par exemple, les reportings qui en découlent disposent de nombreux champs analytiques qui vous permettront d’obtenir un niveau de détails avancé au moment de l’analyse. N’oubliez pas de collecter des données également en interne, certains services de l’entreprise, comme la comptabilité, peuvent avoir la capacité de vous fournir des éléments très riches qu’il faudra absolument croiser avec vos sources externes. Notez que récolter les données peut s’avérer long et fastidieux. Les fournisseurs n'envoient pas systématiquement les fichiers de reporting et le risque de négliger ou d'oublier une source de données clé est élevé.


2 – LE NETTOYAGE ET LA CONSOLIDATION DES DONNÉES 📝


Une fois la multiplicité des fichiers sources collectée, il est nécessaire de préparer les données en vue de leur exploitation future. Cela consiste à nettoyer et à consolider l'ensemble des fichiers pour s'assurer de la fiabilité des données en supprimant les éventuels doublons et en rassemblant les informations qui sont complémentaires entre elles. Attention lors de cette étape qui peut vite devenir très chronophage, fiabiliser des données issues de plusieurs sources est complexe, surtout lorsque l'on considère que les formats des fichiers sources varient d'un fournisseur à l'autre (Excel, PDF, PowerPoint, etc.). Nous vous conseillons d’identifier les dénominateurs communs entre chaque fichier de données : il peut s’agir du numéro de PNR, d’un matricule, des dates, des montants. Ces informations vous permettront de lier les éléments qui doivent l’être.


3 – LA VISUALISATION DES DONNÉES 🕵️


Vous l’avez sans doute déjà expérimenté vous-même à plusieurs reprises : le cerveau a beaucoup plus de facilité à comprendre et à retenir une information transmise par une illustration ou un schéma que si celle-ci est présentée par écrit. C’est d’autant plus vrai pour la compréhension des données où on privilégiera nettement des graphiques synthétiques à des lignes de données dans un fichier csv. Pour une visualisation pertinente de vos données, il faut commencer par identifier les indicateurs clés de performance les plus utiles, au risque de se retrouver perdu dans un océan d'informations inexploitables. Pour cela, vous pouvez établir des scénarios en vous mettant dans la peau de l’utilisateur final :


En tant que travel manager/drh/daf… de quoi ai-je besoin pour : Piloter l’activité au quotidien, Contrôler la conformité ou les impacts RSE, Préparer mon budget, Anticiper une crise, Etc.

Une fois les indicateurs définis, ils doivent être transformés en graphiques. S’appuyer pour cela sur une solution technologique adaptée (Business Intelligence par exemple) vous permet de gagner du temps et d’améliorer l’impact visuel final. Des tableaux de bords peuvent ainsi être présentés pour comprendre l'activité et améliorer la stratégie.

Soyez particulièrement attentif à cette étape qui est cruciale : les personnes qui analyseront les données sont nombreuses (travel managers, DAF, RH, etc.) et il est difficile de créer un document unique offrant une vision adaptée à chacun si vous ne prenez pas le temps d’étudier chaque cas d’usage au moment de la création. Attention également au choix des indicateurs sélectionnés, souvent trop généraux et ne répondant que partiellement aux différents besoins. Demandez-vous si chaque indicateur répond bien à une question, permet de tirer une conclusion et/ou amène une action directe.

Privilégiez une visualisation dynamique, permettant de naviguer dans les données ou de les filtrer selon les caractéristiques de l'entreprise. L’objectif ? Que chaque utilisateur puisse plonger dans les données qui le concerne facilement et qu’il en tire des conclusions rapidement. La technologie peut vous apporter beaucoup à ce stade.

Vous voilà fin prêts à déployer votre nouvelle stratégie data driven appliquée à la gestion des déplacements professionnels ! Chez TnE Vision nous avons fait du reporting travel & expense notre coeur de métier, alors n’hésitez pas à nous solliciter si vous envisager la mise en place d’une stratégie data driven. Nous saurons vous accompagner au mieux et vous conseiller sur les solutions les plus adaptées à vos besoins.

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