Data driven (1/3) : De quoi parle-t-on ?

Qu’est-ce qu’une stratégie data driven et peut-on l’appliquer à la gestion des déplacements professionnels ? Nous vous proposons un dossier thématique "Travel and Expense management, vers une stratégie data driven" composé de plusieurs articles où nous vous partageons des clés de compréhension, des conseils et les pièges à éviter pour exercer cette approche en entreprise.

VOUS AVEZ DIT DATA DRIVEN ? 🤨

Pour commencer, qu’est-ce qu’une stratégie data driven ? Il s’agit d’une stratégie pilotée par les données. C’est-à-dire que l’ensemble des décisions de l’entreprise, qu’elles soient liées à son fonctionnement ou à son évolution, seront prises grâce à des données – internes ou externes - préalablement consolidées, nettoyées et mises en forme dans un reporting.

Loin de remplacer l’expertise des collaborateurs et des dirigeants, les informations obtenues dans les reportings constituent un véritable support d’aide à la décision mettant en lumière des éléments parfois négligés ou insoupçonnés au premier abord.

Notion clé pour la valorisation des informations : la data visualisation et plus encore le data storytelling, offrent un gain de temps considérable aux salariés chargés d’analyser les données et tout particulièrement à ceux n’étant pas familier avec cette tâche. Grâce à une visualisation adaptée, attractive et impactante, un collaborateur expérimenté est capable de prendre des décisions suite à un simple coup d’œil sur son tableau de bord.

Côté bénéfices, la mise en place d’une stratégie data driven permet à l’entreprise d’obtenir une meilleure compréhension de son fonctionnement et de l’optimiser selon ses besoins et ses caractéristiques. Au niveau externe, cela lui permet de mieux négocier ses achats et d’améliorer ses performances de vente grâce à une visibilité globale sur son activité et celle du marché.

Attention, avec la data, pas de place pour l’improvisation ! Une réflexion globale et une gestion de projet pas-à-pas doivent être menées pour garantir des résultats adéquats : partir tête baissée dans l’analyse d’un export CSV de ses données comporte de nombreux risques dont celui d’analyser des données inutiles, peu fiables voire erronées et donc d’en tirer de mauvaises conclusions.

📊 BIG DATA & BUSINESS TRAVEL ✈️

DES DONNÉES À FORT POTENTIEL QUI MÉRITENT D’ÊTRE EXPLOITÉES

Dans le business travel comme dans tous les secteurs d’activité, l’essor de la digitalisation a conduit à un accroissement des volumes de données. Le voyageur produit des données avant, pendant et après son déplacement ce qui a pour conséquence la multiplication des sources. Les informations relatives à un seul et même voyage d’affaires peuvent ainsi se retrouver disséminées – et dans certains cas dupliquées – aux niveaux :

• de l’agence de voyages d’affaires / TMC,

• des outils de réservation et d’ordre de mission,

• des moyens de paiement utilisés pour régler les différentes prestations,

• des transporteurs, hébergeurs et autres acteurs auquel a recours le voyageur pendant son déplacement,

• ou encore de l’outil de notes de frais.

Sans oublier les informations détenues par la comptabilité dans l’ERP de l’entreprise !

Toutes ces données sont une véritable mine d’or pour l’optimisation de la gestion des déplacements professionnels dans les entreprises, leur analyse peut notamment permettre :

👉 La mise en lumière de nouveaux leviers d’économies

👉 L’optimisation de la politique voyages et l’augmentation du taux d’adhésion à celle-ci

👉La compréhension des comportements des collaborateurs et l’amélioration de leur confort et de leur productivité

👉Un meilleur suivi des contrats cadres, l’amélioration des négociations fournisseurs et l’identification de nouveaux prestataires

👉 La prise en compte d’éléments liés à la RSE et au bien-être des voyageurs au niveau stratégique

👉 La valorisation de la fonction du travel manager au sein de son entreprise

« UN CHEF DE PROJET AVERTI EN VAUT DEUX »

➡️ SAVOIR IDENTIFIER LES OBSTACLES EN AMONT POUR MIEUX LES SURMONTER

Une récolte des données semée d’embûches 😰

Étape indispensable, la récolte des fichiers est accompagnée de beaucoup de questions qui restent parfois sans réponses : à qui faut-il s’adresser ? Quels sont les délais pour obtenir chaque fichier ? Les données fournies sont-elles exhaustives ? Comment s’assurer de la fiabilité des éléments ?

L’hétérogénéité des fichiers 🤯

Dans la très grande majorité des cas, la présentation des fichiers (formats, intitulés des axes analytiques…) diffère d’un acteur à l’autre. Il est difficile dans ces conditions de rassembler les informations entre elles.

Le nettoyage des données 🥵

Aux doublons et erreurs de saisies que l’on rencontre lors du nettoyage d’un fichier de données s’ajoutent des difficultés spécifiques au secteur du business travel comme les allers-retours renseignés sur une seule et même ligne par exemple.

Extraire les éléments pertinents 🤔

Une entreprise avec un important budget de déplacements professionnels fait face à une quantité impressionnante de données, qui se traduit souvent par des milliers de lignes de dépenses dans un fichier CSV. Mettre en exergue les informations réellement utiles est long et complexe, d’autant plus si différents métiers de l’entreprise souhaitent analyser les données. En effet, les DAF, RH, travel managers, acheteurs, comptables, etc. n’ont pas les mêmes besoins.

La valorisation visuelle des données 😩

L’importance de la visualisation dans la compréhension de grands ensembles de données n’est plus à démontrer, comme le soulignait Confucius : « Une image vaut 1000 mots ». Si tout un chacun peut réaliser des graphiques grâce à ses outils bureautiques, la pertinence et l’impact visuel de ceux-ci ne sont pas automatiques or une visualisation inadaptée peut décourager le lecteur, le faire passer à côté d’informations clés voire même le conduire à des erreurs d’analyse.

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Malgré ces difficultés vos données méritent d’être exploitées. Pas de panique, une stratégie data driven bien définie peut vous aider à dépasser ces obstacles et à révéler le plein potentiel de vos données.

Le deuxième article de notre dossier thématique abordera les premières étapes à réaliser dans le cadre du déploiement d’une stratégie data driven au sein du service travel & expense d’une entreprise.