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Data driven (1/3) : De quoi parle-t-on ?
Mis Ă jour : 19 mai 2020
Quâest-ce quâune stratĂ©gie data driven et peut-on lâappliquer Ă la gestion des dĂ©placements professionnels ? Nous vous proposons un dossier thĂ©matique "Travel and Expense management, vers une stratĂ©gie data driven" composĂ© de plusieurs articles oĂč nous vous partageons des clĂ©s de comprĂ©hension, des conseils et les piĂšges Ă Ă©viter pour exercer cette approche en entreprise.
VOUS AVEZ DIT DATA DRIVEN ? đ€š
Pour commencer, quâest-ce quâune stratĂ©gie data driven ? Il sâagit dâune stratĂ©gie pilotĂ©e par les donnĂ©es. Câest-Ă -dire que lâensemble des dĂ©cisions de lâentreprise, quâelles soient liĂ©es Ă son fonctionnement ou Ă son Ă©volution, seront prises grĂące Ă des donnĂ©es â internes ou externes - prĂ©alablement consolidĂ©es, nettoyĂ©es et mises en forme dans un reporting.
Loin de remplacer lâexpertise des collaborateurs et des dirigeants, les informations obtenues dans les reportings constituent un vĂ©ritable support dâaide Ă la dĂ©cision mettant en lumiĂšre des Ă©lĂ©ments parfois nĂ©gligĂ©s ou insoupçonnĂ©s au premier abord.
Notion clĂ© pour la valorisation des informations : la data visualisation et plus encore le data storytelling, offrent un gain de temps considĂ©rable aux salariĂ©s chargĂ©s dâanalyser les donnĂ©es et tout particuliĂšrement Ă ceux nâĂ©tant pas familier avec cette tĂąche. GrĂące Ă une visualisation adaptĂ©e, attractive et impactante, un collaborateur expĂ©rimentĂ© est capable de prendre des dĂ©cisions suite Ă un simple coup dâĆil sur son tableau de bord.
CĂŽtĂ© bĂ©nĂ©fices, la mise en place dâune stratĂ©gie data driven permet Ă lâentreprise dâobtenir une meilleure comprĂ©hension de son fonctionnement et de lâoptimiser selon ses besoins et ses caractĂ©ristiques. Au niveau externe, cela lui permet de mieux nĂ©gocier ses achats et dâamĂ©liorer ses performances de vente grĂące Ă une visibilitĂ© globale sur son activitĂ© et celle du marchĂ©.
Attention, avec la data, pas de place pour lâimprovisation ! Une rĂ©flexion globale et une gestion de projet pas-Ă -pas doivent ĂȘtre menĂ©es pour garantir des rĂ©sultats adĂ©quats : partir tĂȘte baissĂ©e dans lâanalyse dâun export CSV de ses donnĂ©es comporte de nombreux risques dont celui dâanalyser des donnĂ©es inutiles, peu fiables voire erronĂ©es et donc dâen tirer de mauvaises conclusions.
đ BIG DATA & BUSINESS TRAVEL âïž
DES DONNĂES Ă FORT POTENTIEL QUI MĂRITENT DâĂTRE EXPLOITĂES
Dans le business travel comme dans tous les secteurs dâactivitĂ©, lâessor de la digitalisation a conduit Ă un accroissement des volumes de donnĂ©es. Le voyageur produit des donnĂ©es avant, pendant et aprĂšs son dĂ©placement ce qui a pour consĂ©quence la multiplication des sources. Les informations relatives Ă un seul et mĂȘme voyage dâaffaires peuvent ainsi se retrouver dissĂ©minĂ©es â et dans certains cas dupliquĂ©es â aux niveaux :
de lâagence de voyages dâaffaires / TMC,
des outils de rĂ©servation et dâordre de mission,
des moyens de paiement utilisés pour régler les différentes prestations,
des transporteurs, hébergeurs et autres acteurs auquel a recours le voyageur pendant son déplacement,
ou encore de lâoutil de notes de frais.
Sans oublier les informations dĂ©tenues par la comptabilitĂ© dans lâERP de lâentreprise !
Toutes ces donnĂ©es sont une vĂ©ritable mine dâor pour lâoptimisation de la gestion des dĂ©placements professionnels dans les entreprises, leur analyse peut notamment permettre :
đ La mise en lumiĂšre de nouveaux leviers dâĂ©conomies
đ Lâoptimisation de la politique voyages et lâaugmentation du taux dâadhĂ©sion Ă celle-ci
đLa comprĂ©hension des comportements des collaborateurs et lâamĂ©lioration de leur confort et de leur productivitĂ©
đUn meilleur suivi des contrats cadres, lâamĂ©lioration des nĂ©gociations fournisseurs et lâidentification de nouveaux prestataires
đ La prise en compte dâĂ©lĂ©ments liĂ©s Ă la RSE et au bien-ĂȘtre des voyageurs au niveau stratĂ©gique
đ La valorisation de la fonction du travel manager au sein de son entreprise
« UN CHEF DE PROJET AVERTI EN VAUT DEUX »
âĄïž SAVOIR IDENTIFIER LES OBSTACLES EN AMONT POUR MIEUX LES SURMONTER
Une rĂ©colte des donnĂ©es semĂ©e dâembĂ»ches đ°
Ătape indispensable, la rĂ©colte des fichiers est accompagnĂ©e de beaucoup de questions qui restent parfois sans rĂ©ponses : Ă qui faut-il sâadresser ? Quels sont les dĂ©lais pour obtenir chaque fichier ? Les donnĂ©es fournies sont-elles exhaustives ? Comment sâassurer de la fiabilitĂ© des Ă©lĂ©ments ?
LâhĂ©tĂ©rogĂ©nĂ©itĂ© des fichiers đ€Ż
Dans la trĂšs grande majoritĂ© des cas, la prĂ©sentation des fichiers (formats, intitulĂ©s des axes analytiquesâŠ) diffĂšre dâun acteur Ă lâautre. Il est difficile dans ces conditions de rassembler les informations entre elles.
Le nettoyage des donnĂ©es đ„”
Aux doublons et erreurs de saisies que lâon rencontre lors du nettoyage dâun fichier de donnĂ©es sâajoutent des difficultĂ©s spĂ©cifiques au secteur du business travel comme les allers-retours renseignĂ©s sur une seule et mĂȘme ligne par exemple.
Extraire les Ă©lĂ©ments pertinents đ€
Une entreprise avec un important budget de dĂ©placements professionnels fait face Ă une quantitĂ© impressionnante de donnĂ©es, qui se traduit souvent par des milliers de lignes de dĂ©penses dans un fichier CSV. Mettre en exergue les informations rĂ©ellement utiles est long et complexe, dâautant plus si diffĂ©rents mĂ©tiers de lâentreprise souhaitent analyser les donnĂ©es. En effet, les DAF, RH, travel managers, acheteurs, comptables, etc. nâont pas les mĂȘmes besoins.
La valorisation visuelle des donnĂ©es đ©
Lâimportance de la visualisation dans la comprĂ©hension de grands ensembles de donnĂ©es nâest plus Ă dĂ©montrer, comme le soulignait Confucius : « Une image vaut 1000 mots ». Si tout un chacun peut rĂ©aliser des graphiques grĂące Ă ses outils bureautiques, la pertinence et lâimpact visuel de ceux-ci ne sont pas automatiques or une visualisation inadaptĂ©e peut dĂ©courager le lecteur, le faire passer Ă cĂŽtĂ© dâinformations clĂ©s voire mĂȘme le conduire Ă des erreurs dâanalyse.
MalgrĂ© ces difficultĂ©s vos donnĂ©es mĂ©ritent dâĂȘtre exploitĂ©es. Pas de panique, une stratĂ©gie data driven bien dĂ©finie peut vous aider Ă dĂ©passer ces obstacles et Ă rĂ©vĂ©ler le plein potentiel de vos donnĂ©es.
Le deuxiĂšme article de notre dossier thĂ©matique abordera les premiĂšres Ă©tapes Ă rĂ©aliser dans le cadre du dĂ©ploiement dâune stratĂ©gie data driven au sein du service travel & expense dâune entreprise.