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Data driven (2/3) : Préparez le terrain !

Mis à jour : mai 19

Nous poursuivons notre dossier thématique « Travel & Expense management, vers une stratégie data driven » avec ce deuxième article consacré à la mise en place des premiers jalons d’un projet data driven dédié aux déplacements professionnels.


Avant d’entamer votre lecture, n’hésitez pas à (re)lire le premier article de notre dossier qui vous éclaire sur la notion de "data driven" et son application à la gestion des déplacements professionnels.

Dans la gestion des données travel & expense, le reporting des données apparaît souvent comme un projet non-urgent, que l’on réalisera lorsque le temps nous le permettra et que l’ensemble des autres sujets seront clôturés. En bref, un projet intéressant mais pas assez pour en faire une priorité. C’est votre avis ? Et bien vous vous trompez !


Tout d’abord, parce que vous sous-estimez le potentiel de vos données dans l’optimisation de votre stratégie travel & expense : négociations fournisseurs, politique voyages, communication interne, budgets, bien-être des voyageurs ou encore impacts RSE sont autant de sujets qu’une analyse fine de vos données peut vous permettre d’améliorer. Vos données sont la clé pour vous permettre de faire gagner à votre entreprise un niveau de maturité supérieur, d’autant plus lorsque tous les leviers d’optimisation classiques ont été épuisés.


Ensuite, parce que contrairement aux idées reçues, une gestion de projet autour de la data n’est pas nécessairement complexe et rébarbative. C’est au contraire stimulant : cela vous permet d’interagir avec un grand nombre d’interlocuteurs dans votre structure et vous offre la possibilité de monter en compétences sur un nouveau sujet. Bien accompagné et avec de bonnes pratiques en tête, la réussite du projet et le retour sur investissement sont garantis.


Première chose à savoir : il n’y pas de profil type d’entreprise pour appliquer une stratégie data driven dédiée aux déplacements professionnels. Que vous travailliez au sein d’une PME, d’une entreprise de taille intermédiaire, d’un grand groupe ou d’un établissement public, à partir du moment où vos collaborateurs se déplacent significativement, vous pouvez déployer cette approche dans votre structure.


Vous découvrirez à la lecture de cet article comment lancer sereinement votre gestion de projet à l’aide de fondations solides.


L’IMPORTANCE DE L'ÉQUIPE PROJET 🧑👩


La data, c’est avant tout une affaire d’humains. Étrange ? Pas tant que ça, car l’objectif de votre stratégie data driven est de soutenir l’activité humaine en libérant les collaborateurs des tâches les plus chronophages et en leur permettant de déceler de nouvelles opportunités.


Au niveau travel & expense, c’est permettre aux travel managers et aux acheteurs de s’émanciper des lourdes étapes du reporting pour qu’ils se concentrent sur l’analyse. C’est, comme évoqué précédemment, leur offrir de nouvelles pistes d’optimisation mais aussi valoriser leur fonction dans l’entreprise. Cela peut également offrir aux managers de services des insights leur permettant de mieux piloter leurs équipes au niveau de leurs dépenses T&E mais aussi de leur bien-être par exemple.


La première étape est donc en toute logique axée sur l’humain, il s’agit de la constitution de l’équipe projet. Ne négligez pas cette étape : si les rôles des membres sont mal définis, les objectifs peu clairs ou encore qu’aucun outil de suivi n’est mis en place cela risque de compromettre la réussite du projet.

Commencez par identifier l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise qui seront amenés à intervenir au fur et à mesure du projet. Tous ne seront pas sollicités au même niveau, certains n’interviendront qu’une fois ou deux, mais il est important de tous les inclure au démarrage pour préparer correctement leur intervention le moment venu. Fixez-vous l’objectif d’une équipe représentant l’ensemble des parties prenantes.

Ainsi, vous devriez y inclure :


1. Vous-même, le porteur de projet. N’hésitez pas à vous entourer d’une ou deux personnes pour vous accompagner dans la réalisation des différentes tâches qui jalonneront le parcours (des membres du service T&E s’il existe par exemple).


Votre rôle : Piloter et réaliser le projet, coordonner l’équipe.


2. Les futurs bénéficiaires de votre projet, c’est-à-dire des représentants :

  • Des achats, qui ont besoin de chiffres et d’insights pour piloter leurs stratégies ;

  • De la comptabilité, qui a besoin de contrôler les dépenses T&E ;

  • De la DRH, qui a besoin d’obtenir un certain nombre d’informations sur les déplacements des collaborateurs en lien avec la QVT (qualité de vie au travail) ;

  • Des managers, qui peuvent s’appuyer sur ces données pour piloter leur équipes du point de vue T&E.

  • Et éventuellement d’autres services tout aussi intéressés par les données que vous serez en mesure de valoriser avec ce projet (RSE ou sûreté par exemple).

Leurs rôles : Faire remonter leurs besoins respectifs et s’assurer qu’ils seront pris en compte à chaque étape.


3. Les représentants de services qui vous accompagneront lors du projet :

  • Un représentant de la DSI, si vous avez besoin de leur soutien pour créer des connectivités de données internes ou externes ou encore pour intégrer un outil au service de votre stratégie data driven.

  • Un représentant du service juridique, si vous êtes amenés à contracter avec des prestataires externes ou tout simplement pour vous aider sur les questions relatives aux données personnelles.

Leur rôle : Accompagner la réussite du projet sur les plans technique et légal si c’est nécessaire.


Gardez à l’esprit que les compétences des membres de l’équipe doivent, autant que possible, être multiples et complémentaires, de façon à ce que chacun puisse se nourrir de l’expertise des autres et qu’aucun élément ne soit laissé de côté lors des échanges. N’oubliez pas non plus que vous réalisez ce projet pour votre activité mais qu’il sera aussi très utile à d’autres services dans l’entreprise, d’où l’importance de les inclure à l’équipe.


Votre équipe est maintenant au complet, prochaine étape : définir ensemble vos objectifs.


LES OBJECTIFS À ATTEINDRE 🎯


👉 Pourquoi fixer des objectifs ?


Au démarrage, ils donnent une orientation précise au projet, ils permettent à l’équipe d’anticiper les freins qui pourront être rencontrés, ce qui permet d’éviter des remises en question à mi-parcours et de perdre du temps inutilement.


Pendant la gestion de projet, ils guident l’équipe à chaque étape en lui permettant de toujours garder à l’esprit les critères de réussite de manière concrète.


A l’issue du projet, l’évaluation des objectifs permet de vérifier le succès du projet et de réaliser des ajustements si nécessaire.


👉 Comment les fixer ?


Nous vous conseillons de définir un maximum de 5 objectifs, au-delà vous risquez de ne pas réussir à tous les suivre de façon optimale. Pour les définir, il vous suffit de vous demander au sein de l’équipe : « De quoi ai-je besoin pour que ce projet soit considéré comme une réussite ? ». Les réponses risquent de varier selon les interlocuteurs, d’où l’importance d’intégrer un maximum de membres de l’équipe lors de cette étape, pour que tous les points de vue soient représentés.

Peut-être avez-vous déjà entendu parler de la méthode S.M.A.R.T. ? La suivre vous aidera à définir des objectifs vraiment pertinents. Un objectif est qualifié de S.M.A.R.T. s’il est :


S – Spécifique : l’objectif doit être précis (désigner un but unique), sans ambiguïté possible, sa formulation doit être simple et compréhensible de tous.


M – Mesurable : l’objectif doit pouvoir être évalué soit avec une mesure chiffrée soit de façon binaire (atteint – non atteint).

A– Atteignable : l’objectif ne doit pas viser trop haut (ce qui peut générer de la frustration) ni trop bas (synonyme d’ennui). Pour autant, n’ayez pas peur d’être ambitieux, c’est motivant pour l’équipe !


R – Réaliste : pour être réalisable, l’objectif doit prendre en compte le contexte du projet et de l’entreprise, les contraintes éventuelles, etc.


T – Temporel : il est nécessaire d’ajouter une échéance à l’objectif (date précise ou période).

Pour vous assurer que l’ensemble de l’équipe garde les objectifs en tête tout au long du projet, n’hésitez pas à les rappeler régulièrement, lors de réunions de suivi par exemple.


LE RÉTROPLANNING 🗓️


Vous le connaissez sûrement, le rétro-planning est un élément clé de la gestion de projet associant votre calendrier à vos tâches.


👉 Les 5 objectifs majeurs du rétro-planning

  1. Identifier les différentes étapes du projet pour garantir un déroulement optimal et sans oublis.

  2. Anticiper les difficultés éventuelles et leur résolution.

  3. Déterminer les ressources humaines, financières et techniques nécessaires à chaque étape.

  4. Vérifier que votre projet est réalisable dans les délais envisagés.

  5. Aider les membres de l’équipe à suivre l’avancement du projet rapidement et facilement à chaque instant.

👉 Comment procéder ?


Nous vous conseillons vivement d’utiliser un Diagramme de Gantt, outil parfaitement adapté à la réalisation de rétro-planning. Pour cela, deux possibilités s’offrent à vous :

  • Utiliser et personnaliser un modèle Excel ou Google Sheets

Sur Excel, vous trouverez plusieurs options dans la galerie de modèles à l’aide d’une recherche par mot-clé. Sur Google Sheets, vous trouverez également un fichier prêt à l’emploi dans la galerie de modèles, catégorie « Gestion de projets ».

  • Utiliser un outil en ligne

De nombreux logiciels de rétroplanning s’appuyant sur le Diagramme de Gantt existent, certains sont gratuits comme Tomsplanner.


Dans les deux cas de figure, vous n’aurez qu’à personnaliser le modèle à vos besoins ce qui constitue un gain de temps très appréciable. Avant de compléter votre diagramme nous vous conseillons de lister l’ensemble des tâches du projet, d’estimer leur durées, les ressources humaines et financières associées et de les trier chronologiquement. Vous obtiendrez ainsi les grandes étapes de votre projet et pourrez facilement compléter votre rétro-planning et compléter votre équipe si nécessaire.


Pour recevoir notre modèle de rétro-planning appliqué à l’implémentation d’un outil de reporting multi-sources, c’est par ici ➡️ bit.ly/2ULihDI


DES OUTILS À VOTRE SERVICE 🛠️


Pour vous aider à manager cette équipe, nous vous recommandons d’utiliser des outils collaboratifs :


  • Un outil de gestion de projet tel que Trello vous permettra d’organiser et de suivre le déroulement de chaque étape et d’avoir à tout moment une vue d’ensemble de l’avancement des tâches ;

  • Une messagerie instantanée avec Slack pour favoriser les échanges entre les membres, garder une trace de ceux-ci et aussi éviter les e-mails perdus ou les réunions inutiles ;

  • Un dossier commun à l’aide d’une dropbox ou d’un drive partagé pour rassembler en un seul et même endroit toutes les ressources du projet.

Il est évident que si vous disposez déjà d’outils de ce genre dans votre entreprise il vaut mieux les utiliser. Inutile de surcharger les membres de votre équipe avec de nouveaux prestataires si vous avez tout ce qu’il vous faut en interne.

Vous êtes maintenant dans les starting blocks pour attaquer les choses sérieuses : les données ! Collecte, nettoyage, consolidation et visualisation seront abordés dans nos prochains articles. Abonnez-vous à notre page Linkedin pour être sûrs de ne pas les manquer.

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